Inventur

Inventur

 In der Karteikarte Inventur-Übersicht werden alle offenen und bereits abgeschlossenen Inventuren gelistet und neue Inventuren eröffnet. 

Einstellung	Bedeutung
Nr.	Das System vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für die Inventur.
Bezeichnung	Bezeichnung für die Inventur.
Stichtag	Stichtag der Inventur ist In der Regel der Tag, an dem das Geschäftsjahr endet (Bilanztag). Bei einer Permanenten Inventur ist das meist der Zähltag.
Aufnahme-Beginn	Tag der Inventur-Aufnahme. Am Aufnahme-Tag werden alle Buchungen bis 23:59:59 Uhr im Inventur-Soll-Bestand aktualisiert. Hinweis: Dies erfolgt auch wenn Sie das Inventur-Profil bereits vorher angelegt haben!
Gebucht	Ist die Inventur gebucht (abgeschlossen)?   Ja Inventur ist gebucht.   Nein Inventur ist noch offen.
Permanent.Inv.	Zeigt an, ob es sich hier um eine Permanente-Inventur oder um eine Stichtags-Inventur handelt.

Mit einem Klick auf   eröffnen Sie eine Neue Inventur . Dabei verfolgen Sie über Karteikarten verschiedene aufeinanderfolgende Bearbeitungs-Schritte:

Schritt 1 - Allgemeine Einstellungen

Schritt 2 - Zuordnung der Filialen

Schritt 3 - Zuordnung der Warengruppen

Schritt 4 - Zuordnung Lieferanten

Schritt 5 - Inventurdateien einlesen und kontrollieren

Schritt 6 - Suchen

Schritt 7 - Abschließen der Inventur

Schritt 1 - Allgemeine Einstellungen

Sie starten mit der Karteikarte Allgemein , die in drei verschiedene Bereiche aufgeteilt.

Einstellung	Bedeutung
Allgemein (1)
Nr.	Das System vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für die Inventur.
Bezeichnung	Geben Sie eine eindeutige Bezeichnung ein.
Stichtag	Geben Sie den Stichtag der Inventur ein. In der Regel ist dies der letzte Tag des Geschäftsjahres.
Aufnahme-Beginn	Geben Sie den Tag der Inventur-Aufnahme ein. Am Aufnahme-Tag werden alle Buchungen bis 23:59:59 Uhr im Inventur-Soll-Bestand aktualisiert. Hinweis: Auch wenn Sie das Inventur-Profil bereits vorher angelegt haben!
Inventur-Datei einlesen (2)
	Hinweis: Sie müssen erst alle anderen Einstellungen vorgenommen haben, bevor Sie Dateien einlesen können! Öffnet das Datei-Öffnen Dialogfenster von Windows. Wählen Sie die einzulesenden Inventurdateien aus. Klicken Sie hier für eine genauere Beschreibung.
Daten immer durch den Inhalt der Inventurdatei(en)neu zuweisen	Dieser Haken sollte nur in Ausnahmefällen gesetzt werden. Alle Inventurdateien, die Sie ausgewählt haben werden erneut eingelesen und bestehende , bereits verarbeitete, Dateien werden überschrieben .
Werte (3)	Die Werte werden erst gefüllt, wenn Sie das neue Inventurprofil gespeichert haben.
Soll-Me.	Die Soll Menge der zum Aufnahme-Tag zu erfassenden Teile.
Soll-EK	Der Soll EK zum Aufnahme-Tag.
Soll-VK	Der Soll VK zum Aufnahme-Tag.
Ist-Me.	Die Ist Menge, der bereits in die Inventur erfassten Teile.
Ist-EK	Der Ist EK der bereits in die Inventur erfassten Teile.
Ist-VK	Der Ist VK der bereits in die Inventur erfassten Teile.
Diff-Me.	Die Differenz-Menge, die sich aus der Differenz zwischen Soll Menge und der aufgenommenen Ist Menge ergibt.
Diff-EK	Der Differenz EK, der sich aus der Differenz zwischen Soll EK und dem aufgenommenen Ist EK ergibt.
Diff-VK	Der Differenz VK, der sich aus der Differenz zwischen Soll VK und dem aufgenommenen Ist VK ergibt.
	Klicken S ie auf aktualisieren, nachdem Sie neue Inventurdateien hinzugefügt haben. Sie erhalten die neuen Soll-, Ist- und Differenzmengen.

Schritt 2 - Zuordnung der Filialen

Wechseln Sie weiter zur Karteikarte Filiale und ordnen Sie hier die Filialen zu, für die eine Inventuraufnahme erfolgt.

Dazu ziehen Sie per Drag&Drop die Filiale aus dem rechten Fenster ("Nicht zugeordnete Filialen") nach links ("Zugeordnete Filialen"). Sie können mehrere Filialen auswählen. Dazu verwenden Sie entweder die Shift-Taste (Großschreibtaste), oder die STRG-Taste (auch CTRL-Taste).

Nur für die zugeordneten Filialen wird der Sollbestand ermittelt. Auch wenn Sie kein Filialunternehmen sind, muss mindestens eine Filiale zugeordnet werden!

Schritt 3 - Zuordnung der Warengruppen

Ab der Version 525 werden nur noch Warengruppen angezeigt in denen es auch Buchungen gibt. Das sorgt bei Kunden die den FEDAS-Warengruppenschlüssel verwenden für mehr Übersicht.

Schritt 4 - Zuordnung der  Lieferanten

Falls noch nicht erfolgt, ist jetzt ein guter Zeitpunkt die bisherigen Einstellungen zu

Sind alle Einstellungen vorgenommen und die Zuordnungen aller Filialen, Warengruppen und Lieferanten abgeschlossen werden die Inventurdateien eingelesen.

Schritt 5 - Inventurdateien einlesen und kontrollieren

Auf der Karteikarte Allgemein klicken Sie im Bereich 2 "Inventur-Dateien einlesen" auf "Durchsuchen"

Anschließend öffnet sich der Standard Öffnen-Dialog Ihres Betriebssystems:

Geben Sie hier den Speicherort der Inventur-Dateien an. Abhängig von den verwendeten Geräten, kann das unterschiedlich sein. Die einzulesenden Dateien können nun markiert werden. Sie können mehrere Inventurdateien auswählen. Dazu verwenden Sie entweder die Shift-Taste (Großschreibtaste), oder die STRG-Taste (auch CTRL-Taste). 

Sollten Sie aus Versehen Dateien doppelt einlesen, werden nur die Dateien verarbeitet, die noch nicht eingelesen wurden.

Bei der Verwendung der ScanTouch App: Achten Sie darauf, dass Sie pro Filiale eine eigene Datei erzeugen. Sie können mehrere Regalnummern in einer Datei zusammenfassen, aber nicht die Filialen! Wenden Sie sich bei Fragen zur ScanTouch App bitte an den Hersteller.

Auf der Karteikarte Allgemein werden die Werte der soeben eingelesenen Dateien umgehend verbucht. Mit einem Klick auf "Aktualisieren" sehen Sie das veränderte Ergebnis.

Zur Kontrolle der eingelesenen Dateien wechseln Sie auf die Karteikarte Erfassung.

Im Idealfall sind alle eingelesenen Inventurdateien grün und damit fehlerfrei verarbeitet.

Inventurdateien mit fehlerhaften Positionen werden rot markiert und können wie folgt bearbeitet werden:

Mit einem "Mauslick rechts" auf eine der rot markierten Dateien öffnen Sie ein Kontext-Menü mit verschiedenen Funktionen:

Klicken Sie auf  "Datei Editieren". Im unteren Bereich des Fensters wird die Inventurdatei geöffnet und fehlerhafte Positionen, die nicht verarbeitet werden konnten, mit diesem Symbol  angezeigt. 

In dem folgenden Fall ist beispielsweise die EAN/GTIN-Nummer 14-stellig und konnte deshalb nicht eingelesen werden:

Klicken Sie in das Feld "Scancode" und/oder "Menge", um eindeutige Fehler direkt zu editierten. 

Möchten Sie nur die fehlerhaften Positionen einer Inventurdatei angezeigt bekommen, klicken Sie im Spalten-Kopf "OK" auf das kleine "Filter-Symbol" und wählen anschließend die Option "False".

Fehllesungen oder fehlerhafte Positionen, die sich nicht klären lassen und neu erfasst werden müssen, können Sie mit einem Mausklick rechts auf die Position  "stornieren":

Schritt 6 - Suchen

Geben Sie unter Scancode eine EAN/GTIN ein und klicken auf "Suchen".

Sie erhalten eine Übersicht in welcher Inventurdatei, Regalnummer und mit welcher Menge die EAN/GTIN gescannt wurde.

Detailansicht:

Folgende Informationen sind verfügbar. Scancode (EAN/GTIN oder Ident), Marke, Artikel-Nummer, Artikel-Bezeichnung, Menge (nicht aufsummiert), OK (konnte eingelesen werden, bzw. gehört in die Inventur), Datum-Uhrzeit, Regal-Nummer (bei mehreren werden alle angezeigt), Datei-Name und Filiale.

Abschließen der Inventur

Klicken Sie auf "Buchen" um die Inventur abzuschließen.

Es kommt eine Sicherheitsabfrage, wenn Sie sicher sind, dann klicken Sie auf "Ja"

Die Inventur ist nun abgeschlossen und gebucht.

Grundsätzlich ist es möglich eine bereits gebuchte Inventur zu stornieren. Bitte beachten Sie, dass Buchungen die nach dem Abschluss der Inventur, auf ein Datum vor der Inventur getätigt wurden, Inventurrelevant werden. Im Zweifel sprechen Sie bitte mit Ihrem Projektbetreuer oder mit dem Support.

Inventur löschen

Es kommt eine Sicherheitsabfrage, ob Sie die Inventur wirklich löschen möchten:

Klicken Sie hier auf "Ja", dann ist die Testinventur gelöscht. Ein Rückgängig machen ist nicht möglich.

Eine bereits gebuchte Inventur kann nicht gelöscht werden!

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